Le Lean Office en Question

Lean Office

Le lean management appliquée aux services s’appelle le Lean Office. Méthode de management inspirée de la méthode de production de Toyota elle s’est déclinée dans la plus grande partie des banques et assurances ainsi que les administrations. La technique consiste à effectuer les tâches administratives en réduisant les coûts et en améliorant la qualité et le délai pour le client.
Dès lors, il apparaît qu'avec le lean le centre administratif est considéré comme un flux de production de factures, de contrats, etc. Dans ce système, il s’agit dans un premier temps, d’identifier les flux d’identifier et de traiter les gaspillages à travers des activités qui visent à éliminer les pertes d’efficacité. Ensuite, il faut améliorer au quotidien les activités et ce sans effecteur des investissements importants.
Le Lean office s’applique aux services mais aussi au processus transactionnels tels que la finance, les ressources humaines, etc…


Quels peuvent être les avantages du lean office?

De tout ce qui précède, on retient que l'un des avantages du Lean est l'amélioration de la performance et de l'efficacité de l'entreprise, en ce sens qu'il appelle à la collaboration de tout le personnel pour lutter contre les non valeurs et les temps improductifs.
Le lean demande une fréquente consultation des salariés, ce qui permet aux managers d'être plus à l'écoute de ceux qui sont au bas de l'échelle ce qui contribue grandement à une amélioration des performances. La pratique du Lean permet un accroissement des gains par la réduction des coûts, la gestion optimale du temps, l'usage des meilleurs équipements, la réduction des temps d'exécution, la gestion du stress, et la simplification des taches. Le lean est aussi un excellent moyen pour éliminer les redondances et réduire au strict nécessaire, les réunions. La mise en pratique des principes de base du lean permet de regrouper les taches et de gérer rationnellement l'existant.
Le lean management permet tout juste une meilleure flexibilité et une meilleure qualité en réduisant les frustrations et les erreurs.

A titre d’exemple, lors d’un Chantier Kaizen, nous avons réduit le délai et ressources de clôture d’exercice de fin de mois à une personne pendant une demi-journée au lieu des 3trios personnes pendant trois grosses journées.